Homologación de proveedores, objetivo: la calidad

¿QUÉ ES LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES?

Cada vez más nombrada, la homologación de proveedores es un proceso de análisis integral, se realiza con la finalidad de determinar que cierto proveedor es adecuado para realizar determinado servicio o producto conforme a los requisitos de la organización.

La homologación de proveedores tiene como propósito que, a la hora de subcontratar por proyecto, la empresa disponga de un registro de proveedores aptos para operar dentro de los estándares de la misma.

Este proceso ahorra tiempo y favorece un servicio de calidad al mejor precio.

FORMAS DE HACER LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

En función de las necesidades de la empresa o la relación ya existente con el proveedor, el procedimiento para realizar la homologación de proveedores podrá ser mediante:

• Auditoría

La homologación de proveedores mediante auditoría es la más habitual. El proceso consta de varias fases en las que se busca recopilar información útil a través de cuestionarios, informes y visitas a proveedores. Una vez finalizada la fase de captura de datos, se analizan los puntos necesarios para evaluar si el proveedor es apto o no.

• Testeo

Dependiendo de tu actividad, esta sistema de homologación puede ser el más conveniente para tu empresa. La homologación de proveedores mediante testeo, tiene como preferencia la calidad de los productos. Este método se basa en examinar los productos que comercializa cada proveedor para decidir si son adecuados o no para la empresa.

• Histórico

Esta metodología es más utilizada por compañías que cuentan con una larga trayectoria, puesto que se establece la colaboración con proveedores en base a experiencias anteriores. De este modo, la organización ha podido corroborar el correcto desempeño y la capacidad de aprovisionar con los productos requeridos por la compañía. Dentro de la calificación en la homologación de proveedores a través de histórico, la empresa tendrá como preferencia aquellos que dispongan de certificaciones o que cumplan con los requisitos establecidos por la empresa.

FASES DE LA HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES

La homologación de proveedores se realiza por fases en las cuales, se establecen los puntos que se tendrán en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores.

Los pasos para llevar a cabo una homologación de proveedores son los siguientes:

1. Listado y examen de proveedores

En este paso se busca encontrar cuales son los proveedores considerados potencialmente aptos para trabajar en la empresa principal. Este estudio previo permite clasificarlos por categorías según las necesidades que tiene cada proveedor.

2. Formularios de verificación

Preparar un plan de evaluación donde se concreten las aptitudes, competencias y capacidades estipuladas por la empresa, agilizará en gran parte el proceso homologación de proveedores.

Además de ayudar a la empresa en el proceso de selección, disponer de un plan de evaluación definido tanto genérico como por rango, ofrece un enfoque común en referencia al procedimiento, poniendo en igualdad de condiciones a los proveedores que se encuentren en esta fase.

Por otro lado, cada vez son más las empresas que deciden optimizar tiempo y recursos realizando formularios en formato digital. De esta forma, el proceso de homologación se agiliza tanto a la hora de recoger los datos de los proveedores, como al llevar a cabo su análisis y verificación en la empresa.

Es recomendable realizar dos tipos de cuestionarios, uno estándar y uno específico por categoría.

3. Resultado de los formularios

Una vez finalizado el paso anterior, es necesario establecer un sistema de análisis objetivo para analizar los datos recogidos en los cuestionarios anteriores.

Al igual que en el punto 2, realizar en análisis de datos bajo unas pautas estandarizadas, ayudará a decidir de una manera más justa y acertada.

4. Visita a los centros de trabajo de los proveedores

Visitar los centros de trabajo de los proveedores, permite asegurar que los datos recogidos en el cuestionario son verídicos, comprobar que las instalaciones cumplen con las expectativas y que son aptas para llevar a cabo la actividad de la empresa en caso de subcontratación.

Estás auditorías también posibilitan evaluar a los trabajadores desempeñando su actividad en el propio puesto de trabajo.

5. Informe de homologación

Finalizado todo el proceso, llegamos al último paso, elaborar un documento que determine si el proveedor en cuestión es apto o no para ser añadido al registro de homologación de proveedores de la empresa.

CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

La demanda de proveedores preparados, hace que términos como homologación de proveedores sean cada vez más comunes en el sector. La calidad y minimización de riesgos, es ahora el objetivo.

Por otro lado, la gestión documental juega un papel clave en la elección de proveedores, pues mediante la documentación, los subcontratados pueden probar cuan al día se encuentra el distribuidor y la conciencia con la que desarrolla su actividad, brindando a la empresa la posibilidad de descubrir costes ocultos en los proveedores de servicios.

Esta información, evitará futuros imprevistos a la empresa cuando sus proveedores tengan que entrar a desarrollar su actividad dentro de las instalaciones de la empresa. La Coordinación de Actividades Empresariales es el día a día en sector de contratas y subcontratas y, disponer de la documentación actualizada y verificada no solo califica de forma positiva a los proveedores, si no que genera un ambiente de seguridad y salud laboral y evita problemas de acceso a instalaciones ajenas a la empresa origen.

Con el objetivo de liberar a tu empresa de esta carga documental, te ofrecemos Coordinaplus, un intuitivo programa de Coordinación de Actividades Empresariales que, complementada con la experiencia de nuestro equipo de tecnicos/as en PRL, conseguirá que te olvides la gestión CAE y las sanciones que puede acarrear si no se realiza de la manera adecuada, pudiendo invertir ese tiempo y recursos en áreas más estratégicas de tu empresa.