¿Por qué Coordinaplus es el mejor software CAE?
El programa CAE más intuitivo
Las contratas afirman que el software CAE Coordinaplus es especialmente fácil e intuitivo, a diferencia de otros.
No trabajarás dos veces
Procedimientos que eliminan las redundancias en las tareas, reduciendo el tiempo que dedicas a la CAE.
Información en tiempo real
Gestión documental CAE sin esperas. En todo momento verás el estado de la documentación y los progresos de las contratas.
Automatización para reducir errores
Los procesos y validaciones automáticas de la documentación eliminan riesgos y aumentan la productividad.
Cumplimiento
Certificado ISO 27001, requisitos de la RGPD y obligaciones de información de riesgos entre contratas y subcontratas.
Tecnología eficaz y escalable
Nuestro programa CAE es escalable a las necesidades cambiantes de tu CAE, ofreciendo un nivel de servicio constante.
¿Por qué es necesario un software CAE?
Con el programa CAE Coordinaplus, reduces riesgos y carga administrativa
- Una mala gestión documental tal y como exige el cumplimiento de la Ley 31/1995 en materia de CAE, supone correr el riesgo de que “algo se escape”, pudiendo causar un gran perjuicio a tu organización.
- El registro, control y validación de este flujo documental puede significar un gran coste de tiempo y recursos para tu empresa, además de suponer un riesgo por incumplimiento de la ley.
Testimonios de clientes
“La externalización de la CAE con Coordinaplus, ha sido una de nuestras mejores decisiones de empresa en los últimos años. Nos ha permitido disponer de un exhaustivo control de los requisitos solicitados por nuestros clientes y la seguridad de cumplirlos en todo momento. Como Responsable de Postventa de Linde Material Handling Ibérica ha sido muy tranquilizador trabajar con un equipo como el suyo, debido a su profesionalidad, experiencia y conocimiento de las exigencias actuales en esta materia.”
“Addingplus ha hecho posible que la homologación y control de acceso de proveedores a nuestras instalaciones sea un proceso sencillo. La seguridad y certidumbre que nos transmite su aplicación Coordinaplus nos permite agilizar procesos y evitar problemas.”
“Cuando decidimos digitalizar la Coordinación de Actividades Empresariales contactamos con muchos proveedores, no obstante, la herramienta Coordinaplus fue la única que nos atrajo debido a la cantidad de acciones que puede ejecutar y a la su vez la sencillez de su manejo. Tanto nosotros como nuestros proveedores, agradecemos esta agilidad.”
“En materia de Coordinación de Actividades Empresariales no nos la podemos jugar. Nuestra firma lleva confiando en Coordinaplus desde hace más 6 años y estamos tranquilos gracias a ellos.”
¿Podemos ayudarte? Solicita información:
FAQS Software CAE
Digitalizar con un software CAE aporta ventajas clave en varios ámbitos:
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- Centralización de la información: Toda la documentación se almacena en un único repositorio accesible por todos los perfiles autorizados en el programa CAE. Esto evita dispersión de archivos, versiones obsoletas y pérdida de datos.
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- Automatización de tareas repetitivas: Gestión de vencimientos (recordatorios automáticos), solicitudes masivas de documentos, revisiones periódicas y comprobaciones normativas se realizan de forma semi o totalmente automática.
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- Cumplimiento normativo reforzado: Los flujos de trabajo se parametrizan según la normativa vigente (Ley de Prevención de Riesgos Laborales, RD 171/2004, etc.), garantizando la disponibilidad y validez de la documentación requerida.
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- Trazabilidad y auditoría: Cada acción queda registrada (quién, cuándo y qué se hizo), facilitando la evidencia ante inspecciones.
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- Mejora de la comunicación y colaboración: Clientes y contratistas visualizan en tiempo real el estado de su documentación. El software envía notificaciones automáticas con los pendientes.
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- Ahorro de costes y recursos: Reducción de papel, correo y tiempo dedicado a gestiones manuales.
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- Escalabilidad y flexibilidad: Se adapta a empresas de distintos tamaños y sectores.
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- Acceso remoto y movilidad: El software CAE es accesible desde cualquier lugar vía web.
En conjunto, digitalizar la CAE con un software ofrece procesos más ágiles, transparentes y seguros, fortalece el cumplimiento legal y proporciona información de valor para optimizar recursos y proteger a las personas.
Un programa de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es una herramienta digital fundamental para superar las deficiencias y errores inherentes a la gestión manual en situaciones de concurrencia de empresas.
Los métodos tradicionales —basados en papel, correos, excels y llamadas— son propensos a pérdida de información, obsolescencia de documentos y falta de trazabilidad, lo que puede llevar a accidentes o sanciones.
Un software CAE centraliza toda la documentación relevante: desde datos de trabajadores, EPI entregados, evaluaciones de riesgos, hasta certificaciones de maquinaria. Esto elimina duplicidades y errores humanos.
Además, permite:
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- Alertas y recordatorios automáticos sobre caducidades y formaciones.
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- Comunicación fluida y estructurada entre partes implicadas.
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- Flujos de trabajo claros para aprobación de documentos y gestión de accesos.
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- Informes y auditorías instantáneos y trazabilidad completa.
Así, se transforma un proceso manual reactivo en uno digital, proactivo y transparente.
Nuestro programa CAE cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y está alojado en servidores seguros con copias de seguridad automáticas.
Además, facilita el cumplimiento de la normativa vigente en prevención de riesgos laborales y coordinación de actividades empresariales.
Addingplus, la empresa desarrolladora de CoordinaPlus, cuenta con la certificación ISO/IEC 27001, que garantiza altos estándares de seguridad en la gestión de la información.
Las pymes ven en el software CAE una forma sencilla y rentable de cumplir con la normativa y mejorar su eficiencia operativa.
La legislación exige cada vez más control documental y trazabilidad, y para una pyme es difícil sostener esto de forma manual sin dedicar muchos recursos.
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- Automatización: Notificaciones, comprobaciones y renovaciones automáticas.
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- Precios escalables: Adaptados al tamaño de la empresa.
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- Accesibilidad en la nube: Consulta desde cualquier ubicación.
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- Mejor comunicación con subcontratas: Menos llamadas y correos.
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- Cumplimiento legal: RD 171/2004, evitando sanciones y riesgos.
Implantar un software CAE no solo digitaliza, sino que permite a las pymes competir, crecer y acceder a licitaciones que antes eran inalcanzables.
Un software CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) gestiona la documentación necesaria para la prevención de riesgos laborales y la seguridad en entornos con concurrencia de empresas.
En él se pueden registrar tanto los documentos obligatorios por ley como aquellos adicionales que la empresa decida solicitar por motivos de PRL u otros.
Documentación obligatoria por empresa:
- Evaluación de riesgos
- Planificación preventiva
- Modalidad preventiva adoptada por la empresa
Documentación obligatoria por trabajador:
- Entrega de EPIs
- Certificado de aptitud médica (APTO)
- Formación en PRL para su puesto de trabajo
- Formación PRL del artículo 19
- Documento de información PRL sobre tareas o centro
Documentación empresarial (contratista/subcontratista):
- Seguridad Social:
- Modelos RLC y RNT (antiguos TC1 y TC2)
- Informe de Trabajadores en Alta (ITA)
- Certificado al corriente de pago
- Recibo de pago de autónomos (si aplica)
- Fiscal: Certificado de la Agencia Tributaria
- Seguros:
- Póliza de Responsabilidad Civil
- Seguro de accidentes
- Prevención:
- Evaluación de riesgos
- Plan de Seguridad y Salud
- Contrato con el Servicio de Prevención
- Documento de asociación a la Mutua
- Protocolos de seguridad y emergencias
- Planificación de la actividad preventiva
- Certificados de equipos de trabajo
- Designación de Recurso Preventivo o Coordinador
- Actas CAE
Documentación de los trabajadores (individual):
- Certificados de formación en PRL (puestos específicos)
- Reconocimientos médicos
- Registros e información de entrega de EPIs
Documentación de vehículos y maquinaria:
- Permiso de circulación
- Seguro
- ITV
- Permisos especiales (ej. mercancías peligrosas)
- Certificados de revisión y mantenimiento
Certificaciones y normativa:
- Certificaciones ISO (ej. ISO 27001)
- Cumplimiento RGPD
- Obligaciones de información entre contratas y subcontratas
Un software CAE actualiza y controla la documentación mediante procesos automatizados y gestión manual supervisada.
Por ejemplo, en Coordinaplus, al subir un documento se registra su fecha de emisión y caducidad. Esto permite configurar alertas automáticas que notifican a los responsables antes del vencimiento.
Además:
- Los usuarios pueden subir nuevas versiones y mantener el historial completo de documentos.
- Se puede utilizar OCR para extraer y validar automáticamente información de documentos clave (como TC1, TC2, TA2, Seguridad Social, Hacienda, etc.).
- Cada documento queda registrado con quién lo subió, cuándo y su estado (pendiente, validado, caducado).
- Las reglas del sistema pueden bloquear accesos a instalaciones si hay documentación no conforme.
Este nivel de automatización reduce errores humanos y mejora la trazabilidad documental.
Un software CAE está diseñado para aceptar una amplia variedad de formatos de archivo, con el fin de facilitar la carga y gestión de documentación por parte de las empresas.
Formatos más comunes:
- PDF (.pdf): Formato más utilizado, conserva la estructura y puede protegerse contra modificaciones.
- Microsoft Word (.doc, .docx): Útil para documentos editables. Para versiones finales, se recomienda convertir a PDF.
- Microsoft Excel (.xls, .xlsx): Ideal para listas de personal, formaciones, etc.
- Imágenes (.jpg, .jpeg, .png, .gif, .tiff): Para documentos escaneados como DNIs, certificados, firmas.
La compatibilidad con múltiples formatos garantiza una carga documental ágil y sin problemas de lectura o validación.
Claro que sí, sin duda. Tenemos procedimientos específicos que hacen que el proceso de migración sea más ágil y automático, asegurando que el cambio sea rápido, fácil y sin interrupciones.
En poco tiempo, estarás operando con CoordinaPlus, nuestro software CAE para la Coordinación de Actividades Empresariales, sin perder datos ni enfrentar complicaciones técnicas.
Un proyecto estándar de implantación suele requerir de 2 o 3 reuniones y un plazo de aproximadamente 5 a 6 días laborables desde que se recibe toda la información necesaria por parte del cliente.
Nos adaptamos a tus necesidades para que empieces a operar lo antes posible.
No. CoordinaPlus es una solución completamente basada en la nube (modelo SaaS), lo que significa que:
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- No necesitas comprar servidores
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- No hay instalaciones locales
Esto permite reducir costes de infraestructura, facilitar el acceso desde cualquier lugar y garantizar actualizaciones automáticas sin intervención técnica por tu parte.
Al contratar CoordinaPlus, incluimos:
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- Formación inicial personalizada para el equipo
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- Acceso a tutoriales y materiales de ayuda disponibles en línea
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- Soporte técnico continuo mediante correo, teléfono o sistema de tickets
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- Asesoría en buenas prácticas de CAE para sacar el máximo partido a la plataforma
Queremos acompañarte desde el primer momento y asegurarnos de que tu experiencia con nuestro software sea totalmente satisfactoria.
Un software CAE hace que la preparación y respuesta ante auditorías e inspecciones sea mucho más sencilla, gracias a su enfoque en la gestión documental que es centralizada y digitalizada.
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- Acceso rápido a la documentación: Te permite almacenar y organizar de manera digital todos los documentos importantes, como evaluaciones de riesgos, planes de seguridad, certificados y pólizas. Así, podrás recuperarlos al instante cuando llegue el momento de una auditoría o inspección.
- Cumplimiento normativo: La plataforma está diseñada conforme a la legislación vigente en materia de CAE, lo que ayuda a demostrar adherencia a las regulaciones en prevención de riesgos laborales.
- Historial documental: Registra fechas de carga, validaciones y modificaciones de cada documento, proporcionando un rastro auditable completo.
- Informes en tiempo real: Permite generar e imprimir reportes sobre el estado documental en cualquier momento, ideal para preparar visitas de inspección o revisiones internas.
CoordinaPlus incorpora un sistema de alertas y notificaciones inteligentes para evitar que se pasen por alto fechas clave o requisitos documentales.
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- Avisos de caducidad: Se envían recordatorios automáticos por correo electrónico 15 días antes del vencimiento de documentos críticos (pólizas, certificados, formaciones, etc.) tanto al administrador interno como a los responsables de las subcontratas.
- Solicitudes automáticas: Cada 15 días, el sistema genera avisos de documentos faltantes, notificando tanto al proveedor como al gestor correspondiente, eliminando correos manuales y llamadas urgentes.
- Control de accesos: Si está integrado, el software puede bloquear automáticamente el acceso de trabajadores o maquinaria con documentación caducada o incompleta, notificando en tiempo real al equipo de seguridad con la causa del bloqueo.
- Informes periódicos: El administrador recibe resúmenes mensuales con indicadores clave (porcentaje de documentos vigentes, tiempos de validación, nivel de homologación de proveedores, etc.).
Este sistema de alertas reduce significativamente el riesgo de incumplimientos y mejora la planificación preventiva.