Las plataformas CAE son herramientas digitales diseñadas para gestionar y automatizar el cumplimiento legal y documental que exige la coordinación de actividades empresariales cuando varias empresas (contratistas, subcontratistas, proveedores…) operan en un mismo centro de trabajo.

Su finalidad principal es garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores presentes, cumpliendo con lo establecido por la Ley de Prevención de Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004, que regula las obligaciones de coordinación entre empresas concurrentes.

Estas plataformas CAE permiten centralizar, automatizar y controlar procesos clave como:

• • Recogida y validación de documentación legal y preventiva: formación, evaluaciones de riesgos, certificados, seguros, autorizaciones, etc.

• • Control de acceso al centro de trabajo según el estado documental de empresas, trabajadores, vehículos o maquinaria.

• • Alertas automáticas y gestión de caducidades para mantener toda la documentación actualizada.

• • Gestión de perfiles, permisos y trazabilidad de acciones (quién accede, cuándo, con qué documentación).

• • Generación de informes, indicadores y auditorías para departamentos de PRL, compras o seguridad.

• • Integración con otros sistemas corporativos (ERP, GMAO, CRM, sistemas de control de accesos físicos…).

Las plataformas CAE ofrecen ventajas clave para empresas que gestionan contratistas o centros de trabajo con alta actividad externa:

• • Cumplimiento normativo asegurado, reduciendo riesgos legales y sanciones.

• • Ahorro de tiempo al eliminar procesos manuales y repetitivos.

• • Mayor productividad y reducción de errores gracias a la automatización y trazabilidad.

• • Accesibilidad y visibilidad en tiempo real de toda la información desde cualquier dispositivo.

• • Mejora de la seguridad laboral al garantizar que solo accedan trabajadores y empresas que cumplen los requisitos.

• • Imagen profesional y confianza ante auditorías, clientes o partners.

Una plataforma CAE está específicamente diseñada para gestionar la coordinación de actividades empresariales, mientras que un software tradicional de gestión documental tiene un enfoque más general. Las plataformas CAE incluyen funciones especializadas como la validación automática de documentación PRL, alertas por caducidad, control de accesos a centros de trabajo y seguimiento de contratistas y subcontratas. En cambio, un gestor documental estándar no suele ofrecer estas herramientas, lo que puede dificultar el cumplimiento normativo en entornos donde es obligatorio coordinar actividades entre distintas empresas.

Los aspectos clave que hay que tener en cuenta al seleccionar una plataforma CAE, son los siguientes:

• • Implantación rápida y no traumática: Coordinaplus, tras 20 años de experiencia y cientos de clientes puestos en marcha, ha establecido procedimientos y automatizaciones que garantizan un traspaso rápido y seguro.

• • Personalizable y adaptable: Es clave que la plataforma tenga opciones que permitan personalizar roles, documentos, prioridades, riesgos, protocolos y cualquier otro aspecto necesario para asegurar el control sin contratiempos.

• • Intuitiva y fácil: Una plataforma CAE gestiona miles de documentos y proveedores. Si quieres máxima productividad y cero errores, debe ser fácil de usar e intuitiva.

• • Buena relación calidad-precio: Nuestra plataforma Coordinaplus mantiene el precio aunque aumente el número de trabajadores y vehículos.

• • Software as-a-service: Todo es cloud, solo pagas por el uso, evitando instalaciones locales y reduciendo costes y complejidad técnica.

• • Seguridad de los datos y cumplimiento legal: Coordinaplus cumple con el RGPD y la certificación ISO 27001, que establece protocolos avanzados de seguridad.

Las plataformas CAE están diseñadas para ser herramientas escalables y adaptables, lo que permite ajustarlas a las necesidades específicas de cada empresa, sin importar su tamaño o sector. Desde grandes corporaciones con múltiples centros de trabajo hasta pequeñas y medianas empresas, una buena plataforma CAE permite configurar niveles de acceso, flujos de validación y requerimientos documentales según la complejidad operativa de cada cliente.

Una plataforma CAE ofrece numerosas facilidades para afrontar auditorías e inspecciones, tanto internas como externas:

1. 1. Centralización: Toda la documentación necesaria está digitalizada en un único entorno, evitando búsquedas dispersas.
   2. Estado actualizado en tiempo real: Permite comprobar al instante el estado documental de empresas, trabajadores, vehículos o equipos.
   3. Trazabilidad completa: Registra quién sube, valida o rechaza cada documento, cuándo y por qué.
   4. Informes automáticos: Generación de informes personalizados por fechas, empresas, documentos o usuarios.
   5. Histórico y copias de seguridad: Acceso completo a la documentación histórica, incluso de trabajadores o empresas inactivos.
   6. Alertas y seguimiento proactivo: Notificaciones automáticas sobre vencimientos o incidencias permiten anticiparse a posibles no conformidades.

Cada vez es más común que las empresas opten por delegar la gestión de su Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) a plataformas digitales especializadas. Esto conlleva un intercambio constante de una gran cantidad de datos personales y sensibles, lo que implica una enorme responsabilidad en cuanto a la seguridad y la protección de la información.

Aunque las plataformas de CAE no son legalmente responsables del manejo de los datos (esa carga recae en la empresa que contrata), sí juegan un papel crucial en el tratamiento de esos datos. Por eso, es fundamental que cumplan con los requisitos que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Para lograrlo, es fundamental contar con una infraestructura técnica robusta que proteja los servidores donde se almacena la información, además de garantizar el cumplimiento legal en todo momento. En el caso de Coordinaplus, contamos con la certificación ISO 27001. 

El RGPD detalla cómo debe realizarse la transferencia de datos entre diferentes entidades, como mutuas, la Seguridad Social, Hacienda, contratas o comités de empresa. Esta transferencia debe estar respaldada por un acuerdo formal, ya sea a través de un contrato escrito o algún documento que demuestre que se ha otorgado el consentimiento. En el caso de entidades públicas, como la Seguridad Social, la cesión de datos está permitida públicamente cuando es necesaria por razones de salud o emergencia.

Coordinaplus aporta una solución integral a la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), combinando plataforma tecnológica, validación documental profesional y externalización de tareas administrativas. Esto se traduce en múltiples beneficios:

• • Cumplimiento legal garantizado y reducción de riesgos laborales: Coordinaplus asegura el cumplimiento del Real Decreto 171/2004 y la normativa de prevención de riesgos laborales (PRL), evitando sanciones y mejorando la cultura preventiva. Al validar y controlar los documentos necesarios (formación, EPIs, aptitudes médicas, seguros…), contribuye a minimizar los riesgos de accidentes y responsabilidades legales.

• • Ahorro de tiempo y recursos: Automatiza tareas repetitivas, evita errores y centraliza la gestión documental de contratas, trabajadores y maquinaria.

• • Reducción de la carga administrativa: Las contratas y subcontratas pueden delegar en Coordinaplus la carga y gestión de documentación CAE en las plataformas de sus clientes. Además, al automatizar tareas y centralizar la información, se reduce notablemente la carga administrativa tanto para el departamento de PRL como para RRHH.

• • Validación experta de documentos: Garantiza que toda la información esté revisada, vigente y correctamente presentada.

• • Control proactivo de caducidades: Alertas automáticas y actualizaciones en tiempo real.
  • Plataforma CAE accesible, segura y fácil de usar: Permite:
    – Integrarse con sistemas de control de accesos.
    – Descargar informes y registros para inspecciones o auditorías.
    – Controlar vencimientos y recibir alertas automáticas.
    – Cargar y gestionar documentación de trabajadores, maquinaria y empresa.
  • Escalabilidad y adaptabilidad: La solución se adapta al tamaño y complejidad de cualquier organización, desde pymes hasta grandes grupos industriales. Además, puede integrarse con ERP, sistemas de control de presencia y otros entornos tecnológicos

Coordinaplus te acompaña de forma activa, continua y personalizada durante todo el proceso de Coordinación de Actividades Empresariales, mediante tres pilares clave:

1. Tecnología: Plataforma CAE propia
   • Te proporciona una plataforma CAE cloud desde la que gestionar toda la documentación de tus contratas, controlar accesos, generar informes, y automatizar avisos de vencimiento.
   • La plataforma se adapta a tu organización, con diferentes niveles de acceso y funcionalidades según tu estructura o sector.
2. Servicio de validación documental
   • Un equipo especializado en PRL y CAE revisa y valida todos los documentos, asegurando que se cumplen tanto los requisitos legales como los específicos de tu empresa.
   • Te da tranquilidad y garantiza rigor técnico ante auditorías o inspecciones.
3. Externalización para contratas y subcontratas
   • Si eres contrata o subcontrata, Coordinaplus puede encargarse directamente de subir y gestionar tu documentación en las plataformas CAE de cada uno de tus clientes.
   • Así, evitas tener que aprender o manejar múltiples sistemas, eliminas errores y te aseguras de cumplir todos los requisitos a tiempo.

Además, te ofrecen soporte técnico, formación y asesoramiento continuo, acompañándote en cada fase del proceso y ayudándote a mejorar tu modelo de coordinación de actividades empresariales con seguridad, eficacia y confianza.

Al contratar un servicio de gestión CAE, es clave elegir una empresa con experiencia y recorrido, con posibilidad de escalabilidad y adaptación, que combine una plataforma CAE tecnológica accesible con un servicio de validación documental profesional. La herramienta debe ser intuitiva, estar en la nube y permitir gestionar documentación, accesos y vencimientos en tiempo real desde cualquier lugar.

Es importante que disponga de procesos y técnicos cualificados en PRL para validar los documentos, asegurando que cumplan la normativa y los requisitos específicos de cada cliente o centro de trabajo. Esto garantiza seguridad legal y reduce riesgos.

Además, la plataforma de coordinación de actividades empresariales debe ofrecer funcionalidades automatizadas como alertas, control de caducidades, generación de informes y trazabilidad de acciones. Estas herramientas optimizan la eficiencia y minimizan errores administrativos.

Otro valor añadido es que el proveedor ofrezca la opción de externalizar la carga y gestión documental en plataformas CAE de terceros, algo especialmente útil para contratas y subcontratas con múltiples clientes.

Por último, contar con un equipo de soporte y acompañamiento experto en CAE y prevención marca la diferencia en la implantación y el uso diario del sistema.

Sí, sin lugar a dudas. Tenemos procedimientos que agilizan y automatizan el cambio de plataforma CAE para que no sea traumático y pronto puedas estar funcionando con nuestro programa de coordinación de actividades empresariales Coordinaplus.

Un proyecto estándar de instalación de nuestra plataforma CAE requiere de dos o tres reuniones y uno 5-6 días laborales a partir de disponer de toda la información.

Nuestra solución incluye la formación inicial, el acceso a tutoriales, soporte técnico continuo y asesoría sobre buenas prácticas en CAE. La idea es que puedas conseguir el máximo provecho de nuestra plataforma CAE desde el primer día.

No. CoordinaPlus es una solución CAE 100% en la nube (modelo SaaS), de modo que no tienes que comprar servidores ni realizar ninguna instalación en local. Solo necesitas acceso a internet y un navegador. Con nuestra solución, se eliminan costes de infraestructura y además, podrás acceder al sistema desde cualquier lugar, en cualquier momento.

Nuestra herramienta CAE cumple con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y está alojada en servidores seguros con copias de seguridad automáticas. Además, Coordinaplus ayuda a cumplir con la legislación vigente en prevención de riesgos laborales y coordinación de actividades empresariales (CAE).
Addingplus, la empresa propietaria de CoordinaPlus, dispone de la certificación ISO/IEC 27001, para cumplir con altos estándares en la gestión de la seguridad de la información.