Documentación CAE, haz que deje de ser puro papeleo

¿Qué documentos CAE debes pedir para una Coordinación de Actividades Empresariales eficaz y eficiente? ¿Para qué sirven? ¿Por qué tengo que solicitarlos?

Un tema que conlleva controversia es definir qué documentación CAE necesita una empresa, ya que no solo nos basamos en la legislación vigente aplicable si no también, en algunas ocasiones, en la jurisprudencia asociada.

Es por ello que es de vital relevancia tener un sistema de identificación de requisitos legales que se adecúe a la actividad concreta de tu empresa y las características de los procesos que lleváis a cabo.

En este artículo queremos facilitarte la tarea de, precisamente, establecer esos mínimos requisitos documentales con los que garantizar un buen intercambio de documentación CAE con las empresas contratistas/subcontratistas que intervienen en tus instalaciones.

Ten en cuenta que el solicitar un listado exhaustivo de documentos CAE es un arma de doble filo. Si te basas más por el “imagina que podría pasar si” quizás estés perdiendo el objetivo principal de la Coordinación de Actividades Empresariales. Éste no es más que evitar accidentes laborales asegurando que las empresas contratistas disponen de un buen sistema preventivo.

Balancear qué documentación CAE es un requisito indispensable y cuál sólo significa un incremento de costes de gestión o problemas en el acceso a tus instalaciones, es una labor imprescindible en el momento de crear el procedimiento CAE.

Te dejamos a continuación los documentos CAE de empresa, trabajador/a y vehículo maquinaria detallando qué son para llegar al porqué pedirlos.

Documentos CAE de empresa

RLC (TC1) /RNT (TC2)

La Relación Nominal de Trabajadores (RNT) y la Relación de Liquidación de Cotizaciones (RLC) son dos documentos oficiales relativos a las cotizaciones a la Seguridad Social de los trabajadores de la empresa contratista y subcontratista que sustituyen a los antiguos modelo TC1 y TC2 y cuyo pago es mensual.

Como bien su nombre indica, el RNT incluye información sobre las altas, bajas y bases de cotización de todos los trabajadores de la empresa contratista que hayan sido dados de alta durante ese mes e informa de aquellos que tienen derecho a bonificación y/o deducción.

Por su lado, el RLC muestra el pago realizado por la empresa a la Seguridad Social y también debe incluir un listado de todos los trabajadores que hayan liquidado durante el periodo. El documento necesita de una huella electrónica que asegura la autenticidad de este documento CAE.

ITA

Es el Informe de Trabajadores en Alta y relaciona a una fecha determinada los trabajadores adscritos a un determinado CCC (código de cuenta de cotización). Eso conlleva que el documento es válido el mismo día que se emite.

Certificado de estar al corriente en las obligaciones de la Seguridad Social

Mediante este documento de validez legal, cualquier persona física que tiene asignado un número de afiliación a la Seguridad Social puede mostrar la existencia o no de deudas con el sistema público, sea cual sea el régimen al que estén adscritas.

Por ello, este documento CAE aplica tanto a empresas contratistas, subcontratistas y autónomos.

Certificado de la Agencia Tributaria

Con la expedición de este certificado se acredita si la empresa contratista, subcontratista o autónomo está o no al corriente de obligaciones tributarias de acuerdo con el artículo 74 del Real Decreto 1065/2007 por el que se aprueba el Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos.

El resultado de este certificado podrá ser: positivo, estando al corriente de las obligaciones tributarias o negativo.

Los documentos CAE relacionados hasta ahora, a pesar de que no aportan información a nivel de prevención de riesgos laborales, son fundamentales, ya que nos ayudan a comprobar si las empresas que acceden a nuestro centro de trabajo cumplen con las obligaciones en materia de Seguridad Social y Agencia Tributaria.

Evaluación de riesgos

Éste es uno de los documentos CAE más importantes relacionados con la Prevención de Riesgos Laborales ya que es la base para una gestión activa de la seguridad y la salud en el trabajo.

En ella se deben identificar los riesgos asociados a los trabajos a desarrollar por la empresa en tus instalaciones, evaluarlos y planificar las medidas preventivas necesarias para eliminar, reducir o controlar los mismos.

Este documento es obligación de todo empresario acorde con la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y en el capítulo II, artículos 3 al 7 del Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención.

Toda empresa contratista, subcontratista o autónomo que realice parte de su labor en tus instalaciones necesitará conocer los riesgos, medidas preventivas, actuaciones en caso de emergencia y otros requisitos específicos de tu empresa para poder desarrollar la Evaluación de Riesgos correctamente.

Para más información sobre los puntos más importantes de este documento CAE, consulta nuestro artículo sobre la Evaluación de Riesgos.

Servicio de prevención

Dentro de la documentación CAE necesaria, el Servicio de Prevención hace referencia a la organización de los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades preventivas de toda empresa y es de obligado cumplimiento disponer de él.

Existen diferentes modalidades a la que el empresario podrá adoptar acorde con el art.10 del RD 39/1997, si bien los más comunes hoy en día hacen referencia al Servicio de Prevención Propio (SPP) y al Servicio de Prevención Ajeno (SPA).

En los términos previstos en el capítulo IV de la LPRL, se entenderá por SPP el conjunto de medios humanos y materiales de la empresa necesarios para la realización de las actividades de prevención, y por SPA el prestado por una entidad especializada que concierte con la empresa la realización de actividades de prevención, el asesoramiento y apoyo que precise en función de los tipos de riesgos o ambas actuaciones conjuntamente.

Mutua de accidentes

Las Mutuas de trabajo son asociaciones privadas de empresarios (debidamente autorizadas por el Ministerio de Trabajo e Inmigración), sin ánimo de lucro, que colaboran en la gestión de las prestaciones derivadas de los riesgos profesionales de los trabajadores, aunque también pueden cubrir las contingencias comunes, según casos.

Tanto las empresas contratistas, subcontratistas como los autónomos, tienen dentro de su cuota mensual derecho a estar adheridos a una mutua y es de vital importancia disponer de la documentación CAE necesaria para conocer en qué centros asistenciales de esta deben acudir para ser tratados en caso de accidente de trabajo.

Póliza responsabilidad civil

La función de este seguro es cubrir los posibles daños y perjuicios que tanto la empresa contratista, subcontratista o autónomo como los empleados de estas puedan realizar sobre terceros en el desempeño del trabajo.

Esto es algo contemplado en los artículos 1903 y 1902 del Código Civil que establecen la obligatoriedad de reparar el daño causado por acción u omisión interviniendo culpa o negligencia tanto por parte del asegurado como de los empleados a su cargo.

Es importante incluir en este apartado el conocer si la empresa está al corriente de pago de la póliza.

Documentos CAE de trabajador/a

Formación e Información

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), en sus artículos 18 y 19 establece la obligatoriedad de que todos los trabajadores deben recibir la información y la formación suficiente y adecuada, en materia preventiva.

Se deberán tomar las medidas pertinentes para que los trabajadores reciban información respecto a:

• Los riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función.
• Las medidas y actividades de prevención y protección aplicables a dichos riesgos.
• Las medidas adoptadas en materia de primeros auxilios, lucha contra incendios y evacuación.

Apto médico

De acuerdo con el Art. 22 de la Ley 31/1995 y citando de manera literal el primer punto del mismo, “El empresario garantizará a los trabajadores a su servicio la vigilancia periódica de su estado de salud en función de los riesgos inherentes al trabajo”.

La forma en que se materializa la aptitud de un trabajador de una empresa contratista/subcontratista o autónomo para desempeñar su trabajo es mediante el Certificado de aptitud médica, un documento CAE que debe ser siempre expedido por un facultativo médico y en el que se especifica si es apto, apto con restricciones, no apto, …

Entrega EPI’s

Una de las obligaciones básicas del empresario en materia preventiva respecto a sus trabajadores es evaluar los riesgos de los puestos de trabajo. Como consecuencia, también está obligado a aplicar las medidas preventivas especificando en la documentación CAE los Equipos de Protección Individual (EPI’s) que serán necesarios y frente a qué riesgos y partes del cuerpo deberán proteger al trabajador según Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.

 Así pues, se trata de un registro en que el trabajador indica que ha recibido los EPI’s adecuados para desempeñar sus tareas en el centro de trabajo, así como conoce cómo utilizarlos.

Documentos CAE de vehículo

ITV

La Inspección Técnica de Vehículos tiene como objetivo asegurar que los vehículos en circulación mantengan unas condiciones de seguridad por encima de los mínimos exigidos, minimizar el riesgo de accidentes por causas técnicas y contribuir a proteger el medio ambiente a través de la reducción de las emisiones de los gases de escape.

Las frecuencias de inspección a las que se han de someter los vehículos, se establecen en el Real Decreto 920/2017.

Permiso de circulación

Es un documento obligatorio que comparten los países europeos que acredita que un vehículo está matriculado y autorizado para circular. En el permiso de circulación vienen registrados tanto los datos del vehículo como del titular del mismo, incluidos el kilometraje y la vigencia de la ITV.

Póliza Responsabilidad Civil

En los seguros de vehículos, la cobertura de Responsabilidad Civil es la que garantiza que los daños a terceros serán cubiertos en caso de que el conductor asegurado sea el culpable del siniestro o accidente de tráfico. Dicha cobertura está diseñada para responder tanto por los daños físicos como los materiales.

Otros documentos CAE

1. Documentos propios de la empresa: Medidas de emergencia y evacuación, procedimientos de trabajo seguro, …
2. Documentos CAE asociados a las obras de construcción: Plan de Seguridad y Salud, Registro de empresas acreditadas (REA), designación de Recurso Preventivo, …
3. Documentos de otros departamentos: homologación de proveedores, RSC, …

La documentación CAE como herramienta frente a la responsabilidad subsidiaria en casos de insolvencia de los subcontratistas

Controlar a todos los transportistas y proveedores de servicios que acceden cada día a un centro logístico o a un centro de producción de grandes dimensiones es una tarea ardua y compleja, que da muchísimo trabajo.

Disponer de toda la documentación CAE en regla, no es un fin en si mismo, sino un medio para garantizar que las empresas proveedoras que acceden a tus instalaciones cumplen los requisitos necesarios que os exoneran, a vuestra empresa y a vosotros mismos, de las responsabilidades subsidiarias correspondientes por supuestos de insolvencia.

No se trata por tanto de un mero requisito en el marco de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, sino que entra ya de lleno en la estrategia de Operaciones y Logística, porque puede suponer mucho dinero aunque no se sufran accidentes.

En la logística moderna, cualquier centro de las características mencionada puede tener cada día varios cientos de movimientos (entradas, salidas, cargas, descargas, etc.). Cada empresa contratista o subcontratista y sus trabajadores genera a su vez otra decena de documentos CAE que deben ser revisados, archivados y renovados.

Y si además pretende hacerse bien, entonces es cuando ya “el papeleo” te desborda.

La clave está en diseñar una estrategia adecuada y disponer de una aplicación eficiente para gestionar y controlar todos los documentos CAE.

No parece razonable intentar gestionar toda la documentación CAE del mismo modo y según los mismos criterios, ya que ni todos los proveedores presentan la misma exposición a riesgos de seguridad y salud ni todos te exponen de igual modo a sus riesgos de insolvencia.

Tampoco resulta adecuado tratar a todos con ligereza pensando “que cada palo aguante su vela” … la Ley es clara al respecto y al final una insolvencia te puede salpicar, igual que un accidente laboral del trabajador de un proveedor.

En Addingplus, diseñamos junto a nuestro cliente, una estrategia de segmentación en función de variables como, por ejemplo, la exposición a riesgo mercantil (insolvencias) y la exposición a riesgos de seguridad y salud.

Una vez definidos los grupos, se establece el tipo de requisitos para cada tipología y se fijan los plazos, así como la frecuencia de renovación, de los documentos CAE.

Todo ello con el inestimable soporte de nuestra plataforma CAE Coordinaplus, que podemos gestionar directamente al amparo de un acuerdo de externalización del proceso. Es decir, son nuestros técnicos de PRL los que se encargan de gestionar el software y la documentación CAE, siempre según la estrategia del cliente.

De este modo, se consigue racionalizar el coste consiguiendo unos niveles de “seguridad” ALTO y MUY ALTO frente a ambos riesgos.

¿Solicitar la documentación CAE es suficiente para una efectiva y eficaz Coordinación de Actividades Empresariales?

Es importante tener siempre en mente que hay dos partes, la de información e intercambio, gracias a la documentación CAE que hemos estado describiendo, como la parte de supervisión y control en el lugar donde se están ejecutando los trabajos.

De esta forma, asegurarás que la teoría y la práctica van de la mano y encaminarás tu gestión hacia su objetivo real, evitar accidentes laborales durante los trabajos en concurrencia.

Para poder optimizar el tiempo y los recursos de tu empresa, escoger una solución digital para la gestión de los documentos CAE te permitirá invertir más tiempo en campo, allí donde aportas más valor.

Además, podrás sistematizar el proceso de intercambio de documentación CAE y garantizar que los documentos CAE aportados cumplen los requisitos vigentes aplicables. También tienes la opción de externalizar la coordinación de actividades empresariales con nuestro equipo de especialistas, con el objetivo de poder centrarte en otras funciones de tu puesto de trabajo más estratégicas y que no tienes tiempo de realizarlas.